Agora que você já sabe o que é um evento, chegou a hora de entrar em ação e colocar a mão na massa!
Mas, antes, é necessário conhecer as quatro fases de um evento: a concepção que é o momento em que surgem as ideias, o pré-evento quando ocorre todo o planejamento e organização, a realização do evento que trata da execução, e o pós-evento onde ocorrem as avaliações e encerramentos.
Sabendo disso, é hora de focar a atenção e os esforços no passo mais importante – o planejamento. Para um evento ter sucesso, é preciso realizar um planejamento detalhado e organizado, e isto independe do seu tamanho ou tipo. Afinal, os imprevistos sempre aparecem, por isto, quanto mais organizado o seu evento estiver, menor são as chances de algo sair fora do planejado.
É fundamental estruturar a idealização do evento, gerenciando os recursos e atividades necessários para implantação do projeto. Isto requer tempo, portanto, quanto mais distante da data escolhida, melhor será a tomada de decisões e o afinamento dos detalhes, por meio de uma estratégia consistente. Ou seja, nada de deixar os detalhes para última hora, certo?
Quando você trabalha com eventos, você lida com a realização de sonhos, então, temos que organizar tudo para que esse sonho se realize!
Na hora de planejar, é importante seguir as três etapas do planejamento de eventos: objetivos, públicos e estratégias.
Quando falamos dos objetivos de um evento queremos saber o que se pretende alcançar com ele, qual a sua finalidade. Aqui, você pode responder à pergunta: O que eu quero conquistar com a realização do evento? Já o público-alvo é simplesmente a definição de quem você quer atingir, quais são as pessoas que serão afetadas com a realização do evento.
Kunsch (2003) diz que existe um universo de públicos para qualquer organização, sendo este universo composto pelo público interno, o público externo e o público misto.
Em público interno, podemos observar os membros de uma organização, como os diretores, funcionários e familiares. Em público externo, temos a comunidade geral, consumidores, imprensa, sindicatos, concorrentes, governo e a comunidade financeira. Em público misto, temos os revendedores, fornecedores e acionistas.
Se o objetivo e o público-alvo estiverem definidos para a realização do seu evento, é necessária a criação de uma estratégia. Assim, as chances de alcançar os objetivos propostos é bem maior e os riscos do seu evento não alcançar o público desejado serão mínimas. Para isto, você deve considerar análises, recursos financeiros, definição de local, data e hora, dress code, divulgação e avaliação.
São tantas informações que uma ajudinha não seria nada mau, né? Para auxiliar na etapa de planejamento, você pode elaborar projetos, cheklists ou, mais adequado, um briefing para estabelecer as diretrizes do evento juntamente com os clientes.
Não é uma tarefa fácil, mas todas essas etapas e requisitos podem garantir que você realize um evento memorável para os participantes. Aliás, um evento de sucesso não acontece de uma hora para a outra, mas requer dedicação e atenção a todos os detalhes.
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