Se você nunca fez ou não sabe o que é um briefing, esse é o momento de você ficar por dentro e criar um do zero!
Mesmo o briefing sendo um recurso muito conhecido em outras áreas, como na publicidade, por exemplo, a sua eficácia no planejamento de eventos já foi amplamente confirmada. Hum! E o que é um briefing? Sem rodeios, vamos imaginar que o briefing é como uma bússola que irá te nortear pelas principais direções a serem percorridas para que o seu evento tenha sucesso.
Conseguiu imaginar? Então, pense em todas as informações cruciais que devem permear o seu evento para que ele se realize da melhor forma possível. Ótimo! Agora é só colocar todas essas informações no papel e seu briefing estará pronto!
Certo, não é tão simples! Mas já foi dado o pontapé inicial para a produção do briefing. Afinal, ele é quem fornece a estratégia, o contexto e as etapas para realizar uma tarefa ou resolver um problema.
Imagine que sua bússola possui vários ponteiros – quantos forem necessários –, e cada um deles representa uma etapa que não pode ser deixada de lado para que tudo saia como o esperado. Assim será o seu briefing, repleto de passos a serem executados até a realização do evento.
Para dar aquele empurrãozinho, vamos te ajudar na montagem do briefing com os principais ponteiros, quer dizer, as principais características que este documento deve conter. Vamos lá?
PRODUZINDO UM BRIEFING
Evento: O que é o seu evento? Uma festa de aniversário, um casamento, um evento corporativo...
Apresentação: A apresentação é uma demonstração destinada a informar, persuadir ou passar uma mensagem. Seja breve e apresente o seu evento em algumas frases.
Título: É preciso criar um título para o evento por que, muitas vezes, no convite de divulgação, o título vai de acordo com o tema do evento. No fim das contas, pode passar uma mensagem diferente da que você gostaria. Então, fique atento!
Objetivos: O que pretende alcançar com o evento? Se você começar algo sem antes definir um objetivo, poderá correr o risco de se perder no meio do caminho e tomar atitudes que são prejudiciais ou, simplesmente, que não estão alinhadas com o resultado que você/cliente deseja. Nesse caso, é valido que você faça um checklist dos objetivos em ordem de relevância.
Objetivos específicos: De maneira clara, o que você realmente quer com esse evento? Por exemplo, divulgar uma marca, comemorar um aniversário, arrecadar fundos para algum projeto. O objetivo específico tem que ser direto e simples.
Orçamento: Quanto está disposto a gastar no evento? Esse é o momento de verificar se o orçamento está alinhado com as expectativas.
Local: Bom, esse é bem simples, né? É a definição do local da realização do evento.
É muito importante pesquisar onde será realizada a festa. Para isso, você precisa estar atento ao orçamento, além do espaço, layout e se o ambiente está de acordo com o evento que você quer realizar.
Data e duração: Esse está na cara! É a data e a hora da sua festa.
É importante considerar que, normalmente, quando você aluga um salão, serviço de buffet fixo ou móvel, esses serviços duram de 4 a 6 horas.
Tipos de Serviços: Quais serviços você gostaria de contratar? Há uma infinidade deles, como, por exemplo, contratar um DJ ou uma banda para agitar a galera; foto e filmagem ou só fotos para registrar o evento, decoração, cardápio, entre tantos outros.
Deve-se fazer uma seleção criteriosa antes de contratar prestadores de serviços. Você não quer ficar na mão, não é mesmo?
Perfil do público: Conheça o seu público! Qual a faixa etária e preferências de quem você quer atingir? Esse é um tópico fundamental para alcançar o público correto e seu evento não ser um fracasso.
Público estimado: Número estimado de participantes. Muitos buffets e salões de festas cobram pela quantidade de convidados e, caso sua estimativa não esteja assim tão próxima do real, pode ser que o seu orçamento vá parar nas alturas, já que este valor será cobrado a mais após o evento.
Divulgação: Estabeleça uma estratégia! Como você vai realizar a divulgação do seu evento? Você pode criar um evento nas redes sociais, produzir peças gráficas como folders, realizar telefonemas, anunciar em mídias offline, entre várias outras.
Referências: Pesquise eventos similares e, se quiser usar alguns como base, relacione-os aqui!
Compartilhe e ajude a #DAYMARK!
Se ainda restar dúvidas, mande uma mensagem na caixa ao fim da página. Teremos o prazer em esclarecê-las!
シ
Comments