Uma das etapas mais importantes da organização de eventos é a contratação de serviços. Conhecer bem os fornecedores e ser assertivo na tomada de decisão são pontos fundamentais.
Para entender o mercado de serviços é importante saber que, segundo a Associação Brasileira de Empresas de Eventos, cerca de 14% da alocação da verba de marketing para negócios B2B é direcionada para feiras, conferências e eventos em geral. Além disso, no Brasil, o setor de eventos cresce aproximadamente 10% ao ano, e representa mais de 4% do PIB. Já o número de eventos realizados anualmente no país passa de 500 mil. Bastante, não?
Mas qual a importância de saber todas estas informações? Com o setor em alta, a variedade de fornecedores e produtos disponíveis no mercado tende a aumentar, e essa gama de opções pode gerar indecisão e desconfiança dos consumidores durante a contratação de serviços.
Hoje, vivemos no mundo do imediatismo. Tempo livre não é algo que temos em abundância e, quando o temos, queremos aproveitá-lo com momentos de lazer e convívio familiar. Consequentemente, o incômodo gerado durante a contratação torna-se inevitável, visto que são necessárias dezenas de ligações telefônicas, e-mails ou até mesmo visitas diretas ao fornecedor.
Tarefas como estas são necessárias para conhecer os serviços, saber se o fornecedor é realmente confiável, fazer agendamentos, orçamentos e fechar negócio. São tarefas simples, mas que exigem certa dedicação e tempo, tanto para quem contrata, como para quem oferece o serviço. Com tanto tempo a ser dedicado, muitos organizadores de eventos acabam contratando sempre os mesmos fornecedores para evitar este tipo de situação.
Não há como escapar do dever de casa. Na hora de organizar um evento, colher o máximo de informações possíveis sobre o futuro fornecedor é uma obrigação. Já pensou em organizar uma festa de aniversário infantil e o fornecedor do bolo não o entregar? Onde a criança vai assoprar as velinhas? Isso seria catastrófico! Imagina ficar sem os docinhos? Não mesmo! Brigadeiros são obrigatórios!
Segundo Marlene Matias (2013) deve-se fazer uma criteriosa seleção antes de contratar prestadores de serviços. Deve-se também, comprovar, através de referências pessoais e profissionais, identificação, endereço, telefones, e se o prestador de serviço é confiável e realmente tem capacidade de suprir as necessidades do cliente, visando evitar dores de cabeça durante e pós-evento. Lembre-se: todo o acordo feito entre fornecedor e organizador deve ser assegurado por contrato de prestação de serviço.
Os principais tipos de serviços disponíveis no mercado estão expostos a seguir e você já deve ter listado alguns deles no seu Briefing.
Serviço de alimentos e bebidas
Serviço de som e iluminação
Serviço de decoração
Serviço de foto e filmagem
Serviços de apoio (Staff)
Serviços de limpeza
Serviço de tradução e interpretação
Serviço de imprensa
Serviço de segurança e vigilância
Serviço de montagem e instalação
Serviço de sinalização
Serviço de transporte para participantes e convidados
Contratação de hotel
Programação social, cultural e turística
E onde entra o Projeto Daymark? Na intenção de unir os dois lados do mercado, estamos trabalhando para criar uma comunidade segura através de uma estrutura consolidada, onde organizadores de eventos e fornecedores de serviços/produtos possam se encontrar virtualmente para realizar negócios entre si, e facilitar a troca de informações.
Estamos empenhados e não mediremos esforços para identificar como as partes envolvidas na negociação interagem para estabelecer as melhores formas de relacionamento.
O resultado do Projeto Daymark será interessante tanto para fornecedores, que conseguirão impulsionar suas vendas através de um canal confiável, como também para os consumidores que obterão vantagens na agilidade logística do negócio e praticidade durante as transações.
Você é uma peça fundamental de todo esse processo. Por isso, compartilhe com a gente sua sugestão, opinião, dúvida, curiosidade ou qualquer informação que queira compartilhar com a #Daymark na caixa ao fim da página. Ah, não esqueça de ficar de olho nas nossas novidades!
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