Sabemos que a segurança é sempre o primeiro requisito a ser averiguado na hora de planejar um evento, seja ele qual for, certo? Quando falamos em eventos corporativos essa demanda se intensifica ainda mais. Isso porque a responsabilidade de lidar com a imagem e nome de uma marca torna-se um “Q” a mais na hora de iniciar todo o processo de planejamento.
Mas calma, não se desespere! Temos 5 dicas para você, que está organizando um evento corporativo, não se preocupar com nada e todos os convidados aproveitarem cada minuto. Afinal, nada como poder dormir a noite sabendo que está tudo em ordem, não é mesmo?
1. LOCAL
Na hora de realizar um evento, a escolha de um local seguro é fundamental. Mas, para isso, primeiro você precisa estabelecer a quantidade de pessoas presentes no dia da cerimônia e procurar por um local que comporte todo o seu público. Ninguém quer se sentir sufocado ou passar mal por falta de espaço.
Realizar uma vistoria antes da realização do evento é essencial. Fique atento a todos os detalhes e veja se o local está de acordo com as normas de segurança exigidas. Atente-se às saídas de emergência e extintores de incêndio. A documentação do lugar deve estar atualizada e as certificações emitidas pela prefeitura e pelo corpo de bombeiros estar visíveis ao público.
2. LOGÍSTICA
A segurança em um evento deve acontecer a todo momento, isso inclui desde a escolha e preparação do local, até a saída do último convidado. Por isso, é recomendado seguir os protocolos de segurança como, por exemplo, o plano de contingência e de abandono que são procedimentos que devem ser seguidos em casos de incêndios, tumultos, entre outras ocorrências que podem surgir.
Não precisamos nem mencionar que contratar uma equipe qualificada para garantir a segurança de todos e que saiba atuar em situações de emergência é crucial, certo?
3. COMUNICAÇÃO
Esse não é o momento de haver falhas na comunicação. Aliás, uma comunicação eficiente pode ser a chave do sucesso do seu evento, podendo, inclusive, poupar a todos de passar vexame no pior momento. Nesta hora, usar dispositivos que permitem comunicar-se de forma rápida e discreta com todos os envolvidos no evento pode fazer com que imprevistos sejam resolvidos de forma rápida, sem alarmar os convidados.
Você pode incluir os custos dos dispositivos no orçamento do evento, mas algumas agências de segurança também podem incluí-los no serviço, tornando o processo bem mais prático. Praticidade é tudo, né?
4. SEGURO
Sabia que o seu evento pode ser assegurado? Apesar de não ser um serviço muito conhecido, ele pode ser bem útil na hora de promover um evento, principalmente quando o evento é de grande escala.
Os seguros oferecem coberturas variadas e podem garantir indenização em caso de acidentes que provoquem mortes ou invalidez das vítimas, e até mesmo cobrir despesas hospitalares, além das despesas da empresa que o contratou. Essa pode ser a alternativa que faltava para seguir com o evento despreocupado!
5. EQUIPE
Tão importante quanto um seguro para o evento, uma equipe bem preparada pode prevenir os riscos de incidentes durante a realização. É importante que todas as pessoas passem por treinamentos rigorosos e que conheçam a programação completa do evento.
Por mais que a equipe tenha uma lista de tarefas e regras a serem seguidas e experiência no ramo, o ideal é que todos saibam as particularidades do evento para que assim possam se preparar devidamente.
Que tal fazer um ensaio com todo o staff alguns dias antes do evento? Essa pode ser uma ótima dica para manter a equipe em alerta no grande dia e identificarem qualquer situação fora do normal!
E aí, as dicas foram úteis? Quando tudo corre como o esperado em um evento, com certeza torna-se um motivo para comemoração, pois uma simples falha pode manchar a imagem da sua empresa e até mesmo virar uma ação judicial. Não é isso que a gente quer, certo? Então, sempre se certifique de todos os requisitos de segurança estarem presentes no seu briefing e boa diversão!
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